Menyewa stand dalam acara seperti bazaar, pameran maupun festival menjadi salah satu strategi usaha. Tujuannya antara lain dapat berupa keuntungan penjualan, mendapatkan prospek baru, atau salah satu strategi branding. Namun dalam menyewa stand bazaar ada beberapa hal yang harus Kita cermati.
Menyewa Stand Bazaar
Kesuksesan sebuah acara bazaar ada di tangan penyelenggaranya. Meskipun acara ini merupakan sekuel yang selalu sukses dari tahun ke tahun, namun jika penyelenggaraannya kurang baik maka tidak jarang kemeriahan bazaar tersebut berbeda jauh dengan sebelumnya. Kerugian lain yang dapat timbul akibat tidak cermat dalam menyewa stand bazaar:
- Pembatalan sepihak dan mendadak acara.
- Tema bazaar atau expo berubah / berbeda, misalnya dalam penawaran disebutkan festival seputar kuliner, namun pada pelaksanaan ternyata lebih ke bazaar umum.
- Mundur atau majunya tanggal pelaksanaan, dapat membuat perencanaan Kita terancam berantakan.
- Pemindahan lokasi acara, tergantung tenggang waktu dan lokasi barunya, ini bisa menguntungkan atau malah merugikan.
- Rounddown acara tidak sesuai, misalnya dalam penawaran tertera akan ada bintang tamu artis atau ada doorprize, ternyata acara aktualnya tidak ada.
- Fasilitas stand tidak sesuai
- Penempatan stand pada lokasi dirubah
- Sepi pengunjung
- Acara tidak jelas dan uang pendaftaran dibawa kabur penyelenggara
Untuk menghindari kerugian diatas, sebagai calon peserta bazaar ada beberapa hal yang harus dicermati sebelum memutuskan untuk berpartisipasi dalam acara tersebut.
Target Kita Dalam Partisipasi Bazaar
Ketika sudah memiliki target maka akan memudahkan memilah milah acara bazaar atau pameran yang akan Kita ikuti. Misalnya jika target adalah penjualan, maka kriteria tema dan susunan acara bazaar seperti apa yang Kita butuhkan.
Demikian juga andaikan memiliki target branding produk, maka apakah lokasi, tema dan acara bazaar cocok untuk mencapai target tujuan Kita tersebut?
Memilah Sumber Informasi Bazaar / Acara
Kemudahan akses informasi saat ini disatu sisi menguntungkan Kita, namun disisi lain memerlukan penyaringan informasi yang masuk. Dalam menyunting artikel yang masuk tentang Bazaar Bulan Ramadhan 2019 / 1440 Hijriyah kemarin misalnya, tercatat Kami menyingkirkan sekitar 6 event yang ketika di cek kebenaran informasinya meragukan, terutama informasi yang didapat online dan belum dapat dicek langsung.
Sumber informasi bazaar atau pameran dapat bersumber dari:
- Undangan partisipasi dari penyelenggara (online atau offline)
- Viral banner atau pamflet acara (online atau offline)
- Viral post di media sosial atau aplikasi pesan / messaging (online)
- Berita atau iklan di media (online atau offline)
- Dari mulut ke mulut (offline)
- Hasil pencarian mesin pencari / search engine (online)
Dari semua informasi yang didapat pertama tama Kita dapat menyingkirkan yang tidak mencantumkan nomor kontak. Kemudian filter pemeriksaan berlanjut ke informasi yang hanya mencantumkan nomor kontak, Kita hubungi kontak tersebut dengan pertanyaan:
- Tema bazaar apa?
- Lokasi bazaar dimana?
- Waktu pelaksanaan kapan?
- Rincian biaya berapa?
- Penyelenggaranya siapa?
Setelah menghubungi kontak diatas maka akan didapat lagi filter lebih lanjut, yaitu kriteria acara dengan minimal informasi yang tersedia: tema bazaar, lokasi, waktu pelaksanaan, serta penyelenggara. Rincian biaya biasanya belum dapat ditentukan penyelenggara, apalagi jika acaranya masih lama akan berlangsung.
Dari 5 pertanyaan diatas minimal Kita harus mengantongi 4 kriteria informasinya, dan kriteria yang dapat diabaikan sementara adalah rincian biaya.
Memeriksa Identitas Penyelenggara Acara Bazaar atau Pameran
Kita sudah mengantongi minimal 4 informasi atau minimal no telepon jika Anda tidak sempat menghubunginya, kini saatnya melalukan pengecekan tentang penyelenggara. Ada beberapa cara yang dapat dilakukan.
Pengecekan secara online dapat dilakukan dengan mencari informasi melalui mesin pencari atau media sosial. Anda bisa mengetikan nomor telepon penyelenggara untuk mendapatkan informasi no telepon penyelenggara tersebut. Misalnya nomor telp 0812-8007-9048.
Dari pencarian di mesin pencari Kita mendapatkan nama perusahaannya, alamat perusahaan, serta acara acara mereka. Jika ingin menyempitkan pencarian di media sosial maka tinggal menambahkan nama media sosial dibelakangnya. Contoh 0812-8007-9048 facebook untuk mencari aktifitas pemilik no tersebut di Facebook, sama halnya dengan media sosial lainnya caranya sama.
Hasil pengecekan nama perusahaan di Dirjen AHU
Dengan pencarian tadi Anda sudah mendapatkan nama dan alamat perusahaan, kini saatnya mengecek berdasarkan kedua informasi tersebut. Khusus nama perusahaan, Anda bisa cek validitasnya di situs Dirjen AHU, proses pendirian CV dan PT online melalui Dirjen AHU, jadi Kita dapat memeriksa apakah perusahaan tersebut benar terdaftar. Untuk mendapatkan hasil pencarian seperti diatas kunjungi website Dirjen AHU dan ketikan nama perusahaan yang ingin dicari.
Bagaimana jika nama penyelenggara bukan berupa nama perusahan? Sama halnya dengan pencarian dengan informasi no telepon, maka pencarian berdasar nama penyelenggara memiliki kemungkinan mendapatkan alamatnya seperti pada contoh diatas Jenewa Production. Untuk pengecekan lebih lanjut Anda bisa datang ke alamat yang tertera dengan sebelumnya membuat janji temu, lalu dari sana Anda bisa menilainya.
Waktu Dan Lokasi Bazaar / Pameran
Jika sudah dirasa cukup melakukan pengecekan seputar penyelenggara, maka memeriksa waktu lokasi acara tidak kalah pentingnya sebelum menyewa stand bazaar.
Pertama yang dicek sudah pasti apakah lokasi acara benar benar ada jika diselenggarakan di tempat yang Kita belum pernah mendengarnya. Kita dapat mengunjungi langsung lokasi berbekal alamatnya, atau Anda dapat juga melakukan pengecekan melalui Google Maps Street View.
Sorotan plang nama Plaza Tunjungan menggunakan fitur Google Maps Street View
Caranya ketikan nama gedung atau alamat lengkap, maka akan muncul lokasi tersebut di Google Maps, umumnya akan ada no kontak pengelola tempat tersebut. Kita bisa meneleponnya atau untuk memastikannya Kita gunakan fitur Street View maka akan nampak simulasi jalanan lokasi tersebut. Kita tinggal cari dan sorot plang / papan nama gedung atau tempat tersebut. Pada gambar diatas adalah contoh dari hasil penelusuran Street View menyorot plang nama Plaza Tunjungan.
Pengecekan waktu penyelenggaraan sekaligus dapat untuk memverifikasi bahwa acara bazaar atau pameran ini benar benar ada. Caranya adalah dengan menghubungi pengelola gedung atau lokasi, kemudian menanyakan perihal jadwal acara bazaar atau pameran di lokasi tersebut. Jika suda dikonfirmasi oleh pengelola gedung maka kepastian acara ini berlangsung sudah setengah jalan.
Apabila pengelola gedung belum mengkonfirmasi adanya acara, maka bukan berarti acara ini fiktif. Terutama jika Anda menanyakannya jauh jauh hari. Tidak sedikit penyelenggara yang melakukan booking jadwal lokasi setelah pendaftaran mulai terkumpul. Disatu sisi hal ini memang agak mengkhawatirkan, tapi Anda dapat terus menghubungi pengelola lokasi hingga H-14 untuk memastikan berlangsungnya acara tersebut.
Jarak dari tempat Kita ke lokasi penyelenggaraan juga harus menjadi pertimbangan Kita.
Memastikan Tema Dan Susunan Acara
Seperti sudah disebutkan diatas tadi, salah satu kerugian yang ingin dihindari dalam menyewa stand bazaar adalah perubahan tema dan susunan acara. Disatu sisi perubahan dapat menguntungkan Kita,, namun tidak jarang malah merugikan.
Tema dan susunan acara yang terlampir dalam surat penawaran stand bazaar masih memiliki potensi akan berubah. Oleh karena itu, melihat tema dan susunan acara berdasarkan selebaran atau banner yang sudah dipublikasikan kepada khalayak umum dapat menjadi salah satu rancangan yang tetap.
Meski tetap ada potensi perubahan susunan acara, namun kecil peluang berubahnya tema acara bazaar karena sudah terlanjur dipublikasikan. Jika ingin lebih yakin lagi maka pedoman acara bazaar dapat dilihat berdasarkan selebaran atau banner yang beredar H-7 acara bazaar. Tentu saja hal ini kemungkinan juga ada dampaknya terhadap harga sewa (akan dibahas dibawah nanti).
Pelajari Syarat Dan Ketentuan Menyewa Stand Bazaar
Jika Kita sudah merasa cocok dengan tema dan susunan acara, maka sebelum lebih lanjut melakukan pengecekan lain, penting untuk mempelajari syarat dan ketentuan dari penyelenggara.
Ini untuk mengantisipasi apabila ada perubahan perubahan dari penyelenggara yang sekiranya dapat merugikan Kita, dapat diketahui apakah akan mendapatkan kompensasi ganti kerugian.
Misalnya jika acara dibatalkan, apakah uang pendaftaran dan penyewaan stand dikembalikan? Jika dikembalikan apakah 100% dikembalikan? Atau andai ada fasilitas krusial yang ternyata ditiadakan pada hari H, apakah ada solusi lain atau penggantian kerugian?
Jadi memahami syarat dan ketentuan penting sebagai dasar kelak jika terjadi masalah pada acara bazaar atau pameran ini.
Fasilitas Dan Penempatan Stand Bazaar
Dalam brosur atau banner partisipsi bazaar biasanya hanya mencantumkan fasilitas stand yang akan didapat. Namun pada surat undangan partisipasi detail fasilitas maupun denah posisi stand akan dicantumkan, disini Kita perlu mencermati fasilitas dan denah stand.
Pertama tama Kita lihat perbedaan antar stand yang ditawarkan, mulai dari luas hingga posisi stand pada acara. Perhitungkan seberapa ramai lalu lalang pengunjung pada masing masing lokasi stand, kemudian luasnya apakah mencukupi untuk menampung produk atau peralatan pendukung yang Kita bawa.
Biasanya terdapat perbedaan harga tergantung dari luas dan posisi stand pada acara. Demikian juga dengan fasilitas, misalnya stop kontak listrik, jika lokasi di outdoor / ruang terbuka maka apakah mendapat tenda yang memadai, apakah tersedia ruang untuk meletakan standing banner Kita, barang apa saja yang dapat dititipkan dilokasi bazaar setiap harinya ketika acara selesai dan lainnya.
Kemudian jika mendadak terjadi pemindahan lokasi stand Kita atau fasilitas yang seharusnya didapat, maka merujuk pada syarat dan ketentuan apakah mendapatkan kompensasi? Bahkan jika perubahan atau pemindahan posisi stand berpotensi sangat merugikan, kembali kepada syarat dan ketentuan jika Kita hendak memutuskan untuk mundur atau batal berpartisipasi.
Prediksi Pengunjung
Dengan mencermati waktu, lokasi, tema dan susunan acara sebenarnya sudah dapat diperkirakan secara kasar estimasi jumlah pengunjung nantinya. Jika lokasi strategis dan mudah dijangkau tentu akan memudahkan calon pengunjung. Namun jika waktu penyelenggaraan misalnya tidak di hari libur atau akhir pekan, maka kemungkinan akan kehilangan pengunjung yang bekerja di kantor.
Namun diluar faktor diatas tadi, tetap ada faktor lain yang harus diperhatikan, misalnya apakah promosi acara bazaar atau pameran ini gencar? Konsep dan lokasi yang bagus tanpa promosi memadai maka berpotensi sepi pengunjung. Kemudian apakah pengunjung dikenakan biaya masuk / htm? Jika dikenakan maka apakah kira kira biaya tersebut akan mengurangi partisipasi pengunjung? Tentu saja mahal atau murah itu relatif, tergantung dari tema yang diusung.
Audiens bazaar atau expo juga memiliki pertimbangan lain misalnya dari mulai door prize dari penyelenggara hingga reputasi bazaar atau pameran ini, apakah merupakan sekuel yang sudah sukses diselenggarakan selama bertahun tahun.
Biaya Menyewa Stand Bazaar
Pada uraian diatas tadi Kita sudah menetapkan target apa yang ingin dicapai. Bagaimana mengetahui apakah biaya sewa yang Kita keluarkan sepadan ada beberapa faktor yang menjadi pertimbangan.
- Lokasi acara, apakah strategis? ditengah keramaian? dan aksesnya mudah dijangkau?
- Tema dan susunan acara, apakah sesuai dengan target Kita? Apakah temanya sesuai dengan produk Kita? Kemudian apakah sepadan dengan biaya sewa yang Kita keluarkan? Misalnya jika pada susunan acara akan menampilkan bintang tamu band musik atau selebritis terkenal tentu memiliki nilai tersendiri. Lalu misalnya tema festival kuliner tentu akan cocok jika produk Kita makanan atau minuman.
- Fasilitas, apakah sepadan fasilitas yang didapat dengan biaya sewa yang Kita keluarkan?
- Dekorasi, dengan melihat tata letak, apakah kira kira akan ada banyak dekorasi menarik?
- Dengan prediksi pengunjung apakah harga sewa sudah cocok?
Pertimbangan biaya menyewa stand bazaar menjadi akhir dari tips kali ini. Harga menjadi pertimbangan terakhir, walau bagaimanapun harga murah ataupun mahal, tidak selalu menjadi jaminan kesuksesan suatu acara.
Foto Cover: Jonny Joka
Tentang Penulis
Tim kontributor adalah para editor di ikut.org. Rutin menerbitkan artikel artikel serta memeriksa semua artikel kiriman yang masuk dari pengunjung.
Tim Kontributor
IKUT.org adalah komunitas diskusi seputar dunia wirausaha, UMKM dan bisnis. Berisikan informasi peluang usaha, kisah inspiratif, regulasi seputar bisnis, serta peluang mendapatkan modal usaha.